کایزن تیان: رویکرد از پایین به بالا برای بهبود بهره وری

سایت سیتنا (CITNA.IR): در حیطه جهانی سازی، برتری رقابتی سازمان ها با کیفیت محصولاتشان مشخص می شود که به طور مستقیم با دانش، نگرش و تعهد کارکنان تمام سطوح سازمان مرتبط است. همانطور که می دانید همه افراد دارای خلاقیت هستند و تنها نیاز دارند که از طریق یک سیستم آن را بارور کنند. کایزن به معنی بهینه سازی و تیان به معنی طرح پیشنهادی است.

از عبارت کایزن تیان برای توسعه سیستم ها به منظور بهینه سازی دائم از طریق پیشنهادات و یا طرح های پیشنهادی کارکنان استفاده می شود. این سیستم طرح های پیشنهادی برای بهینه سازی دائمی بوده و سبکی است ژاپنی که مستقیم ترین و موثرترین شیوه برای هدایت انرژی های خلاق و بینش انجام عملی کار را ارائه می دهد.

چرخه کایزن تیان
 

کایزن تیان بر مشارکت فعال همه کارمندان تأکید دارد. از مدیران ارشد اجرایی گرفته تا کارگران خط تولید، نقش هر یک از اعضا در تسهیل تغییر و رشد ضروری است. اما تفاوت میان سیستم پیشنهاد دهی در شرق و غرب چیست؟ پاسخ ساده است. انگیزه مشارکت، متفاوت است. یک پوستر از یک شرکت غربی و یک شرکت ژاپنی به خوبی این تفاوت را به تصویر می کشد: به طور مثال روی پوستر شرکت غربی این طور نوشته شده است: «پول نقد برای ایده شما» در حالی که روی پوستر شرکت ژاپنی نوشته شده است: «بیاید روش کارمان را بهبود ببخشیم».

در سیستم کایزن تیان، جنبه مالی مورد تأکید فراوان قرار نمی گیرد؛ در حالی که در سیستم پیشنهاد دهی، برای هر پیشنهادی یک جایزه وجود دارد و بدین ترتیب، یک نقل و انتقال مالی تجارت گونه میان شرکت و کارمندی که ایده ای جدید دارد به وجود می آید. سیستم کایزن تیان به منظور ارتقاء میزان مشارکت حداکثر تعداد ممکن کارکنان ایجاد شده است.

در مورد سیستم کایزن تیان، اغلب طرح های پیشنهادی مورد استفاده بوده و به نوعی مورد ارزیابی قرار گرفته و در نهایت پاداش می گیرند. حتی طرح های پیشنهادی و ایده های کوچک نیز مورد استقبال بوده و به دقت جمع آوری می شوند؛ زیرا تصور بر این است که هر طرح پیشنهادی کوچکی هم دارای ارزش های آموزشی است. از طرف دیگر سیستم پیشنهاد دهی غربی برای ارتقاء ایده ها و نتایج عالی و بزرگ طراحی شده است که به تناسب کیفیتشان هم پاداش دریافت می کنند.

این سخت گیری های بیشتر در مقایسه با کایزن تیان، موجب رد کردن برخی طرح های پیشنهادی پس از ارزیابی -به دلیل نامناسب بودن- می شود و کارکنان اغلب از سیستم نا امید شده و دیگر به خود زحمت نمی دهند که اصلاً پیشنهادی مطرح کنند. بنابراین عیب اصلی سیستم پیشنهاد دهی این است که در چنین سیستمی زمان به هدر می رود و این رویکرد تفریحی دیگر یک رویکرد عملی نیست.

چیزی که در عصر رقابت مورد نیاز است، سرعت عمل و واکنش است؛ به عبارتی دیگر، سرعت در تصمیم گیری، قضاوت و اجرا و به همین دلیل تمرکز بر روی کایزن تیان است. جدول زیر تفاوت های میان سیستم های کایزن-تیان و سیستم های پیشنهادی سبک غربی را به خوبی نشان می دهد:

سازمان های موفق آنهایی هستند که می توانند تعادل میان المان های استانداردسازی و نیروهای خلاقه را -که توسط خلاقیت و کایزن به نمایش در می آید- حفظ کنند. خلاقیت ها نتایج قابل توجهی به ارمغان می آورند، اما نیازمند سرمایه گذاری/ سرمایه زیادی هستند، در حالی که کایزن یا بهینه سازی دائم یک فرآیند رو به رشد و در حال اجرا را به نمایش می گذارد.

کایزن تیان ابزاری است که می تواند برای بهینه سازی های دائم و روزانه مورد استفاده قرار گیرد. سیستمی است که هر کس می تواند در آن مشارکت کند و همه افراد از رتبه های بالا گرفته تا پایین می توانند خود را درگیر کنند و زمانی که افراد تمام سطوح شروع به انجام کایزن تیان می کنند، نیرویی قوی به حرکت در می آید و به همین دلیل است که کایزن یکی از قدرتمندترین ابزارها برای رسیدن به برتری عملیاتی یا برتری کسب و کار است.

در حالی که تمام حوزه ها یا بخش ها پذیرای پیشنهادات خواهند بود، تمرکز اصلی بر بهره وری و کیفیت، طراحی محصول، جریان (اطلاعات یا مواد) و معاون است. کاری که انجام آن ضروری است، تشویق افراد در تمامی سطوح به مشارکت، نوشتن پیشنهادات/ طرح های پیشنهادی، اجرا، مرور/ بازبینی یک پیشنهاد و ارائه دوباره یا تقدیر از آن است.اگر این کار با موفقیت انجام شود، کایزن تیان به آرامی در جریان خواهد بود و یک ایده منجر به ایده بعدی و همین طور بعدی می شود.

فواید اجرای کایزن تیان

• بهبود سود
• رضایت مشتری را بالا می برد.
• استعدادهای نهفته را کشف می کند.
• پیشرفت فردی را ارتقاء می دهد.
• انگیزه و روحیه کارمندان را در هر سطحی که باشند بالا می برد.
• ارتباط میان سطوح بالا و پایین را تقویت می کند.
• به ساخت و بهبود کارگروهی کمک می کند.
• مالکیت و اعتماد را در دل ها ایجاد می کند.
•  کارمندان را در هر سطحی که باشند درگیر نموده و قوی تر می سازد.
• جو کلی محیط کار را بهبود می بخشد.
•  

هدف کلی تحلیل و به کارگیری ایده ها، خلق نتایجی است که بتوانند تأثیری مثبت بر روی کسب و کار داشته و یا ارزش جدیدی را برای مشتریان به ارمغان آورند. تنها نکته ای که پیش از اجرای کایزن تیان باید به خاطر بسپارید این است پیشنهادات/طرح های پیشنهادی نباید به سیاست های شرکت، غرامت/سودها، شکایات/انتقادات و در آخر نزاع ها و شکایات مربوط باشد. در آخر باید گفت که کایزن تیان سیستم یا مکانیزم رسمیت یافته ای است که کارکنان را تشویق می کند ایده های سازنده شان را به اشتراک بگذارند تا سازمانی را که در آن کار می کنند بهبود بخشند.

منبع: شرکت مهندس نرم افزار رایورز