گزارش آگهی/ وقتی گزارش فروش، انبار و مالی با یکدیگر مغایرت دارند، مدیران برای تشخیص وضعیت واقعی کسب و کار مجبور به بررسی چند فایل و تطبیق اطلاعات می شوند. این مشکل نشان می دهد که ابزارهای جداگانه نمی توانند همیشه ارتباط میان فرایندهای سازمان را به خوبی مدیریت کنند. در چنین شرایطی، طراحی نرم افزار erp متناسب با نیازهای سازمان می تواند به یکپارچه سازی اطلاعات کمک کند. با این حال، انتخاب راهکار مناسب به پیچیدگی فرایندها، هزینه ها و برنامه رشد کسب و کار بستگی دارد.

چرا اکسل و نرم افزارهای جداگانه در مدیریت سازمان مشکل ساز می شوند؟

اکسل ابزاری کاربردی برای محاسبات، گزارش گیری و مدیریت اطلاعات در مقیاس محدود است؛ اما استفاده از فایل های متعدد برای هماهنگی واحدهای فروش، انبار و حسابداری می تواند مشکل ساز شود. زمانی که سیستم ها به یکدیگر متصل نباشند، اطلاعات باید به صورت دستی منتقل شوند. برای مثال، ثبت سفارش در سیستم فروش لزوما موجودی انبار را به روز نمی کند و این موضوع احتمال خطا، دوباره کاری و مغایرت اطلاعات را افزایش می دهد.

وقتی هر واحد سازمانی نسخه متفاوتی از اطلاعات دارد

فرض کنید مشتری سفارش خود را تغییر می دهد، اما این تغییر در فایل انبار ثبت نمی شود. انبار بر اساس اطلاعات قبلی کالا را آماده می کند و واحد مالی نیز فاکتور اولیه را مبنای محاسبات قرار می دهد. در نهایت، کارکنان باید زمانی را صرف پیدا کردن علت اختلاف کنند که می توانست برای انجام کارهای اصلی استفاده شود.

جزیره ای شدن اطلاعات معمولا پیامدهای زیر را دارد:

• ورود تکراری اطلاعات: کارکنان یک داده را در چند سامانه ثبت می کنند.

• مغایرت گزارش ها: هر واحد بر اساس نسخه متفاوتی از اطلاعات گزارش می دهد.

• وابستگی به افراد: دانش مربوط به فایل ها، اصلاحات و روش گزارش گیری در اختیار چند کارمند باقی می ماند.

• تاخیر در تصمیم گیری: مدیران برای دریافت تصویری قابل اعتماد از وضعیت کسب و کار باید منتظر تطبیق داده ها بمانند.

از کجا بفهمیم زمان استفاده از سیستم یکپارچه ERP رسیده است؟

ERP مخفف Enterprise Resource Planning و به معنای برنامه ریزی منابع سازمانی است. این سیستم مجموعه ای از قابلیت های مرتبط را برای مدیریت فرایندهای سازمان در یک محیط یکپارچه فراهم می کند.

ERP لزوما به معنای حذف تمام نرم افزارهای قبلی نیست. هدف اصلی آن ایجاد ارتباط قابل کنترل میان اطلاعات و عملیات سازمان است؛ به شکلی که داده های ثبت شده در یک بخش، در صورت تعریف شدن ارتباط مناسب، در اختیار سایر بخش های مرتبط نیز قرار بگیرند.

۱. تهیه گزارش مدیریتی به جمع آوری چند فایل نیاز دارد.

اگر برای محاسبه فروش واقعی، بررسی سود یا تحلیل هزینه ها باید اطلاعات چند نرم افزار را دستی ترکیب کنید، گزارش گیری به یک فرایند زمان بر تبدیل شده است. این وضعیت همچنین احتمال استفاده از داده های قدیمی را افزایش می دهد.

۲. اطلاعات موجودی و سفارش ها مغایرت دارد.

اگر فروشنده کالایی را موجود اعلام کند، اما انبار نتواند آن را تحویل دهد، مشکل مستقیما بر تجربه مشتری و برنامه ریزی عملیات تاثیر می گذارد. اتصال اطلاعات سفارش، موجودی و خرید می تواند شناسایی این اختلاف ها را آسان تر کند.

۳. کارکنان اطلاعات مشابه را چند بار ثبت می کنند.

ثبت دوباره مشخصات مشتری، سفارش یا فاکتور علاوه بر اتلاف وقت، احتمال اشتباه در مبلغ، تعداد و اطلاعات شناسایی را افزایش می دهد. یکپارچه سازی مناسب می تواند نیاز به ورود مجدد داده ها را کاهش دهد.

۴. پیگیری فرایندها به افراد مشخص وابسته است.

اگر فقط یک کارمند بداند درخواست خرید در چه مرحله ای قرار دارد یا کدام فایل مبنای گزارش ماهانه است، سازمان در برابر غیبت یا جابه جایی نیروی انسانی آسیب پذیر خواهد بود. ثبت گردش کار و سوابق اقدامات، امکان پیگیری مستقل از حافظه افراد را فراهم می کند.

۵. افزایش شعب، سفارش ها یا پروژه ها هماهنگی داخلی را دشوار کرده است.

ابزارهایی که در یک مجموعه کوچک به خوبی کار می کنند، ممکن است با افزایش تعداد کاربران، تنوع محصولات یا پیچیدگی عملیات به محدودیت برسند. در این مرحله، بررسی ظرفیت سیستم فعلی و امکان یکپارچه سازی آن اهمیت پیدا می کند.

ERP چه تغییری در ارتباط میان واحدهای سازمان ایجاد می کند؟

مهم ترین تفاوت ERP با مجموعه ای از ابزارهای مستقل، امکان تعریف ارتباط میان داده ها و مراحل انجام کار است. در یک پیاده سازی مناسب، هر واحد اطلاعات مورد نیاز خود را در چارچوب مشخصی ثبت می کند و تغییرات مرتبط در بخش های دیگر نیز قابل پیگیری می شوند.

از ثبت یک سفارش تا گزارش مالی؛ بدون ورود چند باره اطلاعات

فرایند فروش یک محصول را در نظر بگیرید. مشتری سفارش خود را ثبت می کند و اطلاعات آن در سیستم قرار می گیرد. با توجه به تنظیمات و امکانات ERP، موجودی قابل تحویل بررسی می شود، درخواست آماده سازی کالا به انبار می رسد و اطلاعات لازم برای صدور فاکتور در اختیار واحد مالی قرار می گیرد.

نرم افزار ERP آماده بهتر است یا طراحی سیستم متناسب با سازمان؟

انتخاب میان ERP آماده و راهکار اختصاصی به نیازهای سازمان بستگی دارد، نه صرفا تعداد امکانات یا شهرت محصول. ERP آماده برای فرآیندهای استاندارد و راهکار اختصاصی برای کسب و کارها با گردش کار خاص و قواعد عملیاتی متفاوت مناسب است.

تفاوت ERP آماده، سفارشی سازی و طراحی اختصاصی چیست؟

برای انتخاب راهکار مناسب ERP، سه گزینه اصلی وجود دارد که از نظر هزینه، زمان اجرا و میزان انطباق با نیازهای سازمان متفاوت هستند.

چه زمانی فرایندهای اختصاصی به راهکار متفاوتی نیاز دارند؟

برای تصمیم گیری، این معیارها را بررسی کنید:

• پیچیدگی فرایندها: آیا گردش کار سازمان با روش های استاندارد قابل اجراست یا قواعد عملیاتی خاصی دارد؟

• بودجه و زمان اجرا: آیا سازمان منابع لازم برای توسعه، آزمون و استقرار را در اختیار دارد؟

• قابلیت توسعه در آینده: آیا سیستم باید با افزایش کاربران، شعب یا حجم تراکنش ها توسعه پیدا کند؟

• امکان اتصال به سیستم های موجود: آیا ارتباط با نرم افزارهای حسابداری، فروش آنلاین، تجهیزات یا سامانه های قدیمی ضروری است؟

• نیازهای پشتیبانی و نگهداری: چه کسی مسئول امنیت، رفع خطا، به روزرسانی و توسعه سیستم خواهد بود؟

قبل از پیاده سازی ERP چه چیزهایی باید بررسی شوند؟

حتی یک نرم افزار مناسب نیز بدون آماده سازی سازمان ممکن است با تاخیر، هزینه اضافی یا مقاومت کاربران مواجه شود. پیش از انتخاب محصول یا آغاز توسعه، بهتر است وضعیت فعلی سازمان مستند و اولویت های اجرایی مشخص شوند.

۱. شناسایی گلوگاه های فعلی

فرایندهایی را مشخص کنید که بیشترین دوباره کاری، مغایرت یا تاخیر را ایجاد می کنند. برای مثال، زمان مورد نیاز برای بستن حساب های ماهانه، تطبیق موجودی و آماده سازی گزارش فروش را اندازه گیری کنید تا مسئله بر اساس شواهد تعریف شود.

۲. تعیین نیازهای ضروری واحدهای سازمان

از مدیران و کاربران هر بخش بپرسید کدام اطلاعات و قابلیت ها برای انجام کار ضروری هستند. نیازهای حیاتی را از امکاناتی که صرفا مطلوب یا قابل استفاده در آینده هستند جدا کنید تا دامنه پروژه بی دلیل بزرگ نشود.

۳. بررسی کیفیت داده ها و سیستم های موجود

فایل های تکراری، کدهای نامعتبر، اطلاعات ناقص و سوابق قدیمی می توانند انتقال به سیستم جدید را دشوار کنند. پیش از مهاجرت، باید مالک هر دسته از اطلاعات مشخص شود و روش پاک سازی، انتقال و اعتبارسنجی داده ها تعیین گردد.

۴. ارزیابی هزینه ها و امکان اجرای مرحله ای

هزینه مجوز یا توسعه، زیرساخت، آموزش، پشتیبانی و اختلال احتمالی عملیات را در نظر بگیرید. در بسیاری از پروژه ها، شروع با فرایندهای اولویت دار و توسعه تدریجی سیستم، امکان ارزیابی بهتر و اصلاح مشکلات را فراهم می کند.

پیش از تصمیم گیری، مدیران باید با کمک متخصصان تحلیل سیستم مشخص کنند که اصلاح ابزارهای فعلی کافی است یا سازمان به یکپارچه سازی سامانه ها یا ERP جدید نیاز دارد.

انتهای پیام