گزارش آگهی/ گوشی موبایل و لپ‌تاپ برای بسیاری از ما به ابزار اصلی مدیریت کارهای روزانه تبدیل شده‌اند. قرارهای کاری، کلاس‌ها، خرید، مطالعه، ورزش و حتی کارهای کوچک شخصی معمولاً در طول روز میان پیام‌رسان‌ها، یادداشت‌ها و تقویم‌های مختلف پراکنده می‌شوند.

در چنین شرایطی داشتن یک ابزار مشخص برای ثبت و مدیریت کارها می‌تواند کمک کند فعالیت‌های روزانه از ذهن خارج شوند و در یک محیط منظم قرار بگیرند. بااین‌حال، تعداد زیاد اپلیکیشن‌های برنامه ریزی باعث شده انتخاب ابزار مناسب خودش به یک تصمیم جداگانه تبدیل شود.

یک برنامه خوب لزوماً برنامه‌ای نیست که بیشترین تعداد امکانات را داشته باشد. مهم‌تر این است که بتواند کارهای ضروری را سریع و بدون پیچیدگی انجام دهد و بعد از چند روز استفاده کنار گذاشته نشود.

چرا ابزارهای برنامه ریزی دیجیتال محبوب شده اند؟

دفتر و کاغذ هنوز هم یکی از ساده‌ترین روش‌های ثبت کارها هستند، اما ابزارهای دیجیتال چند مزیت دارند که باعث شده برای مدیریت فعالیت‌های روزانه کاربرد بیشتری پیدا کنند.

کارها را می‌توان سریع‌تر ثبت و ویرایش کرد، تاریخ آن‌ها را تغییر داد، فعالیت‌های تکراری را مدیریت کرد و بدون خط‌زدن یا بازنویسی دوباره، برنامه روز را اصلاح کرد.

مزیت مهم دیگر این است که برنامه همیشه در دسترس است. بیشتر افراد در طول روز تلفن همراه خود را همراه دارند و همین موضوع باعث می‌شود ثبت یک فعالیت جدید در لحظه ساده‌تر شود.

اما دیجیتال بودن به‌تنهایی کافی نیست. اگر اضافه‌کردن یک کار جدید به چند مرحله پیچیده نیاز داشته باشد یا محیط برنامه بیش از حد شلوغ باشد، احتمال کنارگذاشتن آن بعد از مدتی زیاد می‌شود.

تودولیست ساده با اپ برنامه ریزی چه تفاوتی دارد؟

یک تودولیست ساده معمولاً پاسخ یک سؤال را می‌دهد:

«چه کارهایی باید انجام دهم؟»

اما برنامه ریزی روزانه به سؤال‌های بیشتری نیاز دارد:

• این کار را چه روزی باید انجام دهم؟
• چه ساعتی برای آن مناسب است؟
• تقریباً چقدر زمان می‌برد؟
• کدام فعالیت مهم‌تر است؟
• این کار مربوط به چه موضوعی است؟
• آیا باید دوباره تکرار شود؟

برای کسی که فقط چند خرید یا فعالیت ساده را ثبت می‌کند، یک فهرست معمولی ممکن است کافی باشد. اما وقتی تعداد کارها بیشتر می‌شود، داشتن زمان، اولویت و دسته‌بندی باعث می‌شود فهرست کارها به یک برنامه قابل اجرا تبدیل شود.

ثبت سریع کارها؛ اولین معیار مهم

یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های هر ابزار برنامه ریزی، سرعت ثبت فعالیت است.

فرض کنید وسط انجام یک کار متوجه می‌شوید فردا باید با فردی تماس بگیرید. اگر برای ثبت این یادآوری مجبور باشید چند صفحه را باز کنید و تعداد زیادی گزینه را تکمیل کنید، احتمال دارد کار را اصلاً ثبت نکنید.

در یک ابزار مناسب باید بتوان ابتدا عنوان فعالیت را سریع وارد کرد و جزئیات دیگر را در صورت نیاز اضافه کرد.

سرعت ثبت اهمیت زیادی دارد، چون هدف اصلی ابزار این است که کارها را از ذهن خارج کند؛ نه اینکه برای ثبت هر فعالیت، یک فرایند جدید ایجاد کند.

تاریخ و ساعت باید قابل تنظیم باشد

همه کارها زمان یکسانی ندارند.

بعضی فعالیت‌ها فقط باید در یک روز مشخص انجام شوند، در حالی که برخی دیگر ساعت دقیقی دارند. برای مثال:

• پرداخت یک قبض تا پنجشنبه
• تماس ساعت ۱۰ صبح
• مطالعه در عصر
• جلسه ساعت ۱۴

یک ابزار مناسب باید اجازه دهد برای هر فعالیت متناسب با نیاز کاربر روز و ساعت تعیین شود.

در اینجا داشتن یک اپ برنامه ریزی که بتواند کارهای شخصی را از حالت یک فهرست ساده خارج کند و برای آن‌ها زمان، اولویت و ساختار مشخص ایجاد کند، اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.

مدت انجام کار هم مهم است

تعیین زمان شروع به‌تنهایی همیشه کافی نیست.

دو فعالیت ممکن است هر دو ساعت ۱۰ شروع شوند، اما یکی ۱۵ دقیقه و دیگری دو ساعت زمان نیاز داشته باشد. اگر مدت تقریبی انجام کارها مشخص نباشد، خیلی راحت می‌توان یک روز را بیش از ظرفیت واقعی پر کرد.

فرض کنید چهار ساعت زمان آزاد دارید و پنج فعالیت یک‌ساعته برای همان بازه ثبت کرده‌اید. برنامه حتی قبل از شروع، امکان اجرا ندارد.

ثبت مدت تقریبی کارها کمک می‌کند متوجه شویم واقعاً چقدر فعالیت در یک روز جا می‌شود.

اولویت بندی؛ همه کارها اهمیت یکسان ندارند

یکی از مشکلات فهرست‌های طولانی این است که تمام فعالیت‌ها در نگاه اول یکسان دیده می‌شوند.

ممکن است پاسخ‌دادن به یک پیام ساده کنار تکمیل یک پروژه مهم قرار گرفته باشد. در این شرایط معمولاً کارهای کوتاه‌تر را انجام می‌دهیم چون سریع‌تر احساس پیشرفت ایجاد می‌کنند.

امکان تعیین اولویت کمک می‌کند فعالیت‌های مهم‌تر از سایر کارها جدا شوند.

لازم نیست سیستم اولویت بندی پیچیده باشد. حتی چند سطح ساده مانند بالا، متوسط و عادی می‌تواند برای برنامه شخصی کافی باشد.

هدف این است که وقتی برنامه روز را باز می‌کنیم، سریع متوجه شویم کدام کارها نباید میان فعالیت‌های کوچک گم شوند.

دسته بندی و تگ چه کمکی می کنند؟

با افزایش تعداد فعالیت‌ها، یک فهرست واحد به‌سرعت شلوغ می‌شود.

دسته بندی می‌تواند کارها را براساس حوزه زندگی جدا کند؛ برای مثال:

• کار
• دانشگاه
• خرید
• خانه
• مطالعه
• امور شخصی

تگ نیز می‌تواند لایه دیگری برای پیدا کردن فعالیت‌ها ایجاد کند.

برای مثال ممکن است چند کار از دسته‌های متفاوت را با تگ «فوری» یا «بیرون از خانه» مشخص کنیم.

ترکیب این دو قابلیت باعث می‌شود بدون ساخت ساختارهای پیچیده بتوان حجم بیشتری از کارهای شخصی را مدیریت کرد.

فعالیت های تکرارشونده نباید هر بار دوباره ثبت شوند

بعضی فعالیت‌ها فقط یک‌بار انجام نمی‌شوند.

ورزش در روزهای مشخص، مطالعه روزانه، پرداخت ماهانه یک هزینه یا مرور برنامه هفتگی نمونه‌هایی از کارهای تکرارشونده هستند.

اگر مجبور باشیم هر بار این فعالیت‌ها را دوباره وارد کنیم، پس از مدتی ثبت برنامه خودش تبدیل به یک کار اضافه می‌شود.

امکان تعریف کارهای تکراری کمک می‌کند این فعالیت‌ها به شکل منظم در برنامه قرار بگیرند و کاربر فقط روی اجرای آن‌ها تمرکز کند.

امکانات بیشتر همیشه به معنی ابزار بهتر نیست

برخی نرم‌افزارها امکانات بسیار زیادی برای پروژه‌های تیمی، همکاری، گزارش‌گیری سازمانی یا ساخت سیستم‌های پیچیده ارائه می‌کنند.

این امکانات برای کاربران حرفه‌ای و تیم‌ها مفیدند، اما کسی که فقط می‌خواهد کارهای شخصی خود را مدیریت کند لزوماً به همه آن‌ها نیاز ندارد.

حتی ممکن است امکانات زیاد باعث شود زمان بیشتری صرف تنظیم خود ابزار شود تا انجام کارها.

در استفاده شخصی، معمولاً این سؤال اهمیت بیشتری دارد:

«آیا می‌توانم هر روز بدون دردسر از این برنامه استفاده کنم؟»

فارسی بودن چه مزیتی برای کاربران ایرانی دارد؟

بسیاری از ابزارهای بین‌المللی کیفیت بالایی دارند و برای کاربران مختلف مناسب هستند. بااین‌حال، بعضی کاربران ترجیح می‌دهند برنامه روزانه خود را در محیطی فارسی مدیریت کنند.

این موضوع مخصوصاً برای کاربری اهمیت دارد که نمی‌خواهد برای یک نیاز ساده مانند مدیریت کارهای شخصی با تنظیمات پیچیده یا محیطی ناآشنا درگیر شود.

قبل از انتخاب برنامه، نیاز واقعی خود را مشخص کنید

یکی از اشتباهات رایج این است که ابتدا اپ‌ها را مقایسه کنیم و بعد تصمیم بگیریم چه چیزی لازم داریم.

روش بهتر برعکس است.

قبل از نصب چند ابزار مختلف، این سؤال‌ها را پاسخ دهید:

• فقط کارهای شخصی دارم یا پروژه‌های تیمی هم مدیریت می‌کنم؟
• تعیین ساعت برای من مهم است؟
• نیاز دارم مدت انجام فعالیت را مشخص کنم؟
• کارهای تکراری زیادی دارم؟
• دسته بندی و تگ لازم دارم؟
• رابط فارسی برایم اهمیت دارد؟
• بیشتر با موبایل کار می‌کنم یا دسکتاپ؟
• آیا واقعاً از امکانات پیشرفته استفاده خواهم کرد؟

پس از مشخص‌شدن پاسخ‌ها، مقایسه گزینه‌ها بسیار ساده‌تر خواهد شد.

برای بررسی جزئی‌تر این معیارها می‌توانید راهنمای انتخاب اپ برنامه ریزی را نیز مطالعه کنید که روش انتخاب ابزار مناسب براساس نوع استفاده و نیازهای واقعی را مرحله‌به‌مرحله بررسی کرده است.

راهمون؛ نمونه ای از یک ابزار فارسی برای برنامه ریزی شخصی

در میان ابزارهای فارسی، راهمون با تمرکز بر برنامه ریزی شخصی طراحی شده است.

در بخش برنامه ریزی آن می‌توان فعالیت‌ها را ثبت کرد و برای هر کار روز، ساعت، مدت، اولویت، دسته بندی و تگ در نظر گرفت. همچنین امکان تعریف فعالیت‌های تکرارشونده برای کارهایی وجود دارد که در روزها یا بازه‌های مشخص دوباره انجام می‌شوند.

تمرکز این ابزار روی مدیریت کارهای شخصی است؛ یعنی قرار نیست امکانات مدیریت تیم و پروژه‌های سازمانی را به محیط برنامه ریزی روزانه اضافه کند.

این مدل برای کاربری مناسب‌تر است که می‌خواهد فعالیت‌های خودش را در محیطی فارسی و نسبتاً ساده مدیریت کند.

چطور بفهمیم انتخاب درستی داشته ایم؟

بعد از انتخاب ابزار، چند روز با کارهای واقعی از آن استفاده کنید و ببینید آیا ثبت فعالیت‌ها سریع است، کارهای مهم راحت دیده می‌شوند، زمان‌بندی شما واقع‌بینانه‌تر شده و برای مدیریت خود برنامه وقت زیادی صرف نمی‌کنید.

اگر استفاده از ابزار ساده است و تمایل دارید هر روز به آن برگردید، احتمالاً انتخاب مناسبی داشته‌اید. اما اگر بیشتر وقت شما صرف تنظیمات و پیدا کردن امکانات می‌شود، شاید ابزار پیچیده‌تر از نیاز واقعی شما باشد.

جمع بندی

اپ برنامه ریزی مناسب باید ثبت، مرتب‌سازی و اجرای کارها را ساده‌تر کند. امکاناتی مانند تعیین روز و ساعت، مدت، اولویت، دسته بندی، تگ و فعالیت‌های تکرارشونده برای استفاده شخصی کاربردی هستند.

در نهایت، بهترین ابزار برنامه‌ای است که استفاده از آن ساده باشد و بعد از چند روز هم همچنان بخواهید برای مدیریت کارهای روزانه به آن برگردید.

انتهای پیام